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不仅仅是办公桌怎么摆这么简单

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清华大学总裁班    http://qinghua.22edu.com/    发布时间:2017年04月11日
两位教授首先研究了办公区域的作用。1981年,著名的未来学者阿尔文。托夫勒曾预言说21世纪的公司不再需要办公室了。这个预言部分成为了现实:今天很多公司员工开始在家办公或者采用旅馆式办公。但是,正因为如此,传统办公室的作用显得更为突出。据调查,很多员工认为,即使可以在家办公,也要时不时出现在办公室,这样能让别人觉得自己对工作认真负责。另外,当大家都出现在办公室时,更容易出现即兴的非正式的信息分享和上下级指导。在一些非常需要创意的公司里,员工们面对面的交流还有助于激发灵感。总而言之,由于员工在办公室呆的时间减少了,办公室的一些基本作用反而益发凸显出来。而这些就是办公区域设计要关注的重点。

  作者接着讨论了进行办公区域设计时要考虑的一些因素。其中一个因素就是如何让旅馆式办公不影响决策的质量。什么是旅馆式办公呢?就是当公司长期有一些经常在外奔波和较少使用办公室的员工时,公司只保有较少的办公室空间,然后按需动态分配员工的办公室空间。这样,既能够大幅节省房地产和设施成本,理论上还能保证每个人随时按需访问办公室的资源。员工仍然可以保留自己的分机和信箱。这本来是一种好的安排,但这样的安排可能会造成员工把一些不常用的物理介质的资料,如图纸、书籍、模具等,放在家里或者其他不方便的地方,这显然会影响员工讨论问题和做出判断时的思考认真程度。美国的一家律师事务所在这方面做了这样一个尝试:不再给每位律师安排独立的办公室,而是设计了几个“工作区”,每个“工作区”都有电脑设备、有参考书,有的“工作区”适合输入案件的信息,有的工作区适合撰写法律文件,有的“工作区”适合准备演讲稿。这样,每个人可以根据自己手头要做的工作,决定要在哪个“工作区”做事情。

  办公区域设计还要有助于员工的交流,例如在公共区域放一块记事白板,等等。有一家公司将研发中心设计成中间是一个供应咖啡和餐食的休息室,周围是一个个实验室,每个实验室都有门通往休息室。这样,可以鼓励工程师们有更多的机会交流。一个更激进的例子是英国的一家创意公司,他们设计了一个大桌子,能容纳全公司104名员工。所有员工每三周换一次座位,这样,每名员工都有机会和不同部门的人坐在一起工作和交流。

  除了功能性之外,办公室对于不同级别、不同部门的员工来说,还有很大的象征意义。研究发现,如果允许员工在一定程度上自己装饰自己的办公区域来张扬个性,员工得到的被尊重的感觉竟然超过给他配置比别人更昂贵的办公家具。有一家公司因此将每个人的办公区域分为“前院”和“后院”。“前院”是用来接待外部访客的,布局整齐划一:“后院”是用来和内部员工交流的,每个人可以自行设计。

  办公区域的另外一个作用是审美意义上的。例如,黄颜色代表高兴,蓝颜色能让人安静。现代技术手段多种多样,通过大量使用液晶显示屏,几分钟之内就可以改变一个区域的审美风格。但使用这种手段也要慎重,例如,很多文字校对员表示他们喜欢在白色环境而不是红色环境下工作,因为白色让人安静,红色让人紧张。但试验结果却显示,在白色环境下工作的校对员犯的错误最多,而红色环境下最少。也许,红色环境正好能够带给人们校对工作本身所需要的紧张程度。

  总之,在进行办公区域设计时,要综合考虑办公区域这几方面的作用,还要考虑公司已有的文化和做事风格等等,有时还要先进行小规模试点然后再推广,才能使办公区域设计对于生产力的提高有所助益。

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